15.10.2021  - Nina Salmenkaita -  Tiedolla johtaminen

Kolme tapaa epäonnistua tiedolla johtamisessa

Meiltä konsulteilta kysytään usein, millaisia virheitä joku muu jossain toisaalla on tehnyt. Tässä kirjoituksessa nostetaan pöydälle muutama kissan kokoinen ongelma, jotka eivät ehkä ole dataohjautuvuuden kannalta ilmiselvimpiä. Ovatpahan kuitenkin sellaisia, joista monet ongelmien jälkiä siivoavat tietävät kertoa hurjia tarinoita.


  1. Datakeskustelu rajataan tiedon tuottamiseen. Entäs hyödyntäminen?

    Mikäli tiedon tuotanto valtaa estradin, saatamme kuvitella korjaavamme laajoja datan laatuongelmia yksittäisten raporttien lisäkäsittelyiden avulla. Todellisuudessa tiedolla johtaminen alkaa vasta siitä hetkestä, jolloin tuotettu tieto otetaan käyttöön. Tiedolla johtaminen liittyy siksi erityisesti palvelutarpeen tunnistamisen, tunnuslukujen ja tilannekuvien sekä toiminnan suunnittelun kaltaisiin asioihin.

    On hirveän vaikea saada ihmisiä innostumaan laajoista raportointitoteutuksista tai muodottomasta, pitkästä transformaatiohankkeesta. Tiedolla johtamisen pitäisi näyttää voimansa kaikille niille 200 000 kuntien työntekijälle, jotka sote-uudistuksen myötä siirtyvät työskentelemään hyvinvointialueilla. Panosta siksi siihen, että tietojohtamisessa etevämmäksi tulemisella saat aikaan asioita, jotka näkyvät aidosti työnteon arjessa.

    Älä rajaa hyötyjä pelkkiin lopputuotteisiin tai työvälineisiin. Tiedolla johtamisen historia ei tunne yhtään tapausta, jossa lupaavasti alkanut kehitysura olisi tyssännyt siihen, ettei käyttötarpeita vastaavia teknologioita olisi saatu valittua. Päinvastoin, teknologian ostaminen on tyypillisesti mukavan selkeä työvaihe kokonaisuudessa, jonka alkupuolella kuluu paljon aikaa sen kuvaamiseen, mihin teknologian pitää pystyä.

    Sote-alalla tiedon hyödyntämistä pitää lähestyä kartoittamalla sekä perustehtävät että niin sanotut tukityöt. Onko raportteja, joita kukaan ei käytä? Kirjataanko tietoa, joka on hyödytöntä? Tiedolla johtaminen ei itsessään ole tärkeää hyvinvointialueen toimivuudelle. Se, mitä tiedolla johtamisella saadaan aikaan, on välttämätöntä sote-uudistuksen onnistumiselle.

  1. Ei huomata niitä, jotka eivät halua jakaa dataa.

    Sanotaanpa asia kerrankin niin kuin se on: tiedonpimittäjiä löytyy kaikkialta. Jos käy niin, että tiedon saatavuusongelmat ja taipumus yksilösuorituksiin datan hyödyntämisessä löytyvät samalta osastolta, tiedolla johtavan pitää pysähtyä keskustelemaan. Osastolla pitää käydä läpi, miksi tiedon käsittelyn ohjeita noudatetaan, vaikka oma tapa prosessoida dataa olisikin se kaikkein rakkain. Tietosuoja-asetuskin kieltää luomasta ”hillokellareita”, joissa data on säilöttynä etiketittömissä purkeissa. Ethän johtajana palkitse sellaista työsuoritusta, joka todellisuudessa haittaa tiedon käytettävyyttä, saatavuutta tai laatua?

    Tiedon yhteismitallisuutta ja uudelleenkäytettävyyttä haittaa myös se, jos organisaatio ei tiedosta, mistä kohdista tietointensiiviset prosessit vuotavat. Luottamuksen rapautuminen voi syövyttää tiedon hyötykäytölle välttämättömiä rakenteita laajemminkin. Tunnistatko tilanteen, jossa osastopalaverissa kinataan siitä, kenen raportilla olevat numerot ovat vähiten pielessä?

    Hyvinvointialueille ei kannata tuoda vanhan maailman käytänteitä vaan suosittelemme panostamaan alusta asti hyvään tietokäyttäytymiseen. Se sisältää panostuksia käytettävyyteen, tiedon jakamisen kulttuuriin sekä paljon viestintää siitä, mitä datan hyödyntämisellä saadaan aikaiseksi.


  2. Aletaan nyt vaan tekemään. Jotain edes.

    Sote-uudistuksella on kireä aikataulu ja siksi tekemisen on alettava pian. Vakuuttavaa jälkeä syntyy varmimmin, kun tarpeelliseksi havaittu työkokonaisuus vaiheistetaan järkevän kokoisiksi paloiksi ennen kuin ryhdytään nauttimaan tekemisen rauhoittavasta vaikutuksesta. Etenemissuunnitelma nimittäin poistaa ympäriltämme sen näkyvyyttä haittaavan kohinan, joka tunnetaan nimellä ”tehdään nyt edes jotakin”.

    Tiedolla johtamisen etenemissuunnitelma kannattaa vahvistaa johtoryhmässä vuodeksi kerrallaan. Pidempi aikajänne on monesta syystä hankala hallittava. Vuoden voi jakaa vuosineljänneksiin ja sitten kiinnitetään priorisoidut tehtävät aikajanalle. Aina, kun tietojohtamisen alueella tunnistetaan uutta tekemistä, nämä tehtävät sovitetaan yhteen etenemissuunnitelman kanssa. Suunnitelman voi visualisoida vaikkapa taulukkolaskentaohjelmalla.

    Mitä isompaa muutosta haluat organisaatiossasi toteuttaa, sen välttämättömämpää on tasaisin väliajoin nostaa pöydälle katsottavaksi asioita, joista katsojalla voi olla jokin mielipide. Tiedon hyödyntämisestä ja työn arjen sujuvoittamisesta eli tiedolla johtamisen kahdesta keskeisestä tavoitteesta kaikilla tietotyötä tekevillä lienee sanottavaa. Epäselvyys suunnasta tai tavoitteista on usein juurisyynä sille, mitä arkikielessä kutsutaan muutosväsymykseksi.

 

Sote-uudistuksen yhteydessä tiedolla johtamisesta tulee olennainen osa hyvinvointialueiden arkea. Palveluketjut, päätöksenteko ja vaikuttavuuden arviointi edellyttävät, että alueilla on käytettävissään käyttötarkoitukseen sopivaa, laadukasta tietoa. Lue lisää täältä.