06.07.2021  - Juhani Salo -  Tiedon visualisointi

Johdanto Power BI -portaalin käyttöön

Microsoft Power BI -raporttien kehittämiselle on uhrattu niin monta artikkelia, että portaalin varsinainen käyttäminen vaikuttaa aiheena täysin unohdetulta. Haluankin siksi omalta osaltani laajentaa suomenkielistä artikkelitarjontaa Power BI -portaalin käytöstä.

Valitsemani näkökulma on esitellä alustan käyttömahdollisuuksia sen toimintaperiaatteiden tasolla. Yksi artikkeli ei kuitenkaan voi käsitellä kaikkien eri toimintojen käyttöä sekä käydä kattavasti läpi tilanteita, joissa kukin niistä loistaa. Tämän vuoksi esittelenkin Power BI:n toiminnallisuudet ja pyrin katsomaan niitä loppukäyttäjän silmin tavoitteenani auttaa portaalin käyttäjiä ja raporttien tilaajia ymmärtämään, mitä vaihtoehtoja heillä on. Pyrin siis ottamaan tekstissäni huomioon sekä Power BI:stä kiinnostuneet että sen tosiasialliset loppukäyttäjät.

Kenelle tämä artikkeli ei ole suunnattu? Artikkelini ei sisällä käytännön ohjeita siitä, miten alustan toiminnallisuudet toteutetaan. Tämänkaltaisia ohjeita on jo internet täynnä, joten haluan tarjota nimenomaan yleisemmän tason johdannon Power BI -portaaliin.

Olen tästä artikkelista rajannut aktiivisesti pois kaikki ne portaalin toiminnallisuudet, jotka ovat vahvasti tilannesidonnaisia. Esimerkiksi tietovuon esitteleminen vaatisi oman artikkelinsa, koska se on arkkitehtoninen valinta. Tietovuo siis siirtää tietojoukkojen kyselyt raportilta omaksi entiteetikseen portaaliin. Se voi olla toimiva ratkaisu, mutta parempi ratkaisu saattaisi olla myös se, että rakennetaan kannan päälle tabulaari, jota kysellään. Koska tämänkaltaisiin asioihin en ainakaan tässä artikkelissa voi tarjota vastausta, sivuutan tietovuot ja monta muuta mahdollista toteutustapaa.

Käsiteltävät PBI-portaalin ominaisuudet

Tässä artikkelissa käsitellään siis Microsoftin Power BI -portaalin (jäljemmin myös PBI) ominaisuuksia. Aloitan käsittelemällä PBI:n hinnoittelumallia eli sitä, miten eri ostetut käyttöoikeudet oikeuttavat raporttien käyttöön. Tämän jälkeen esittelen portaalipalvelun rakennetta aloittaen sen perusyksiköstä, työtilasta. Etenen sitten työtilojen sisältämiin elementteihin, joista aloitamme raporteilla. Raporttien yhteydessä käyn läpi niiden Power BI -portaaliin liittyviä toiminnallisuuksia, kuten porautumista, osittimia, kirjanmerkkejä ja rivitason suojauksia.

Raporttien jälkeen käsittelen koontinäyttöjä, minkä jälkeen siirryn työtilan ulkopuolelle julkaistaviin sovelluksiin. Lopuksi käsittelen vielä mobiilikäyttöä.

Mihin hinnoittelu perustuu?

Power BI toimii SaaS-periaatteella, joka tarkoittaa käyttöoikeuspohjaista hinnoittelua. PBI sisältää nykyisellään kolme käyttöoikeusmallia: ilmainen, Pro ja käyttäjäkohtainen Premium, joiden lisäksi voi hankkia allokoitua Premium-kapasiteettia. Lisäksi tarjoomaan kuuluu PBI:n upotusmahdollisuus Power BI Embedded (PBIE), joka on erillinen palvelu. PBIE käsitellään luvussa viimeisenä poikkeavan luonteensa vuoksi.

Ilmaiseksi PBI:tä voi käyttää harjoitteluun ja opetteluun. Ilmaisversiolla saa pääsyn portaaliin, mutta se ei mahdollista raporttien julkaisemista tietosuojattuihin ympäristöihin. Sen sijaan raportteja voi sen avulla julkaista julkiverkkoon tai henkilökohtaiseen käyttöön. Toisin sanoen raporttien organisaation sisäinen tietoturvallinen käyttö on ilmaisversiossa estetty, mutta välineen käyttöä voi harjoitella. Maksuttomalla lisenssillä voi siis kerätä kannuksensa raportoijana, mutta elinkeinoa sillä on vaikea harjoittaa.

Pro-lisenssi on yleisimmin käytössä oleva käyttöoikeus, joka maksaa käyttäjälleen noin kahdeksan euroa kuukaudessa. Tämä lisenssi takaa tietoturvallisen mahdollisuuden ladata raportteja organisaation käytössä oleviin työtiloihin. Pro-lisenssiä voi pitää tosiasiallisesti portaalin käytön perustana, sillä se vaaditaan useimpiin Power BI -ylläpitäjän ominaisuuksiin. Lisäksi sekä Premium- että Embedded -lisenssit vaativat käyttäjältä vähintään yhtä Pro-käyttöoikeutta. On hyvä pitää mielessä, että PBI:n onnistunut yhteiskäyttö edellyttää tämän lisenssin, jollei toisin mainita. Tämä tarkoittaa, että niin raportoinnin kehittäjällä kuin käyttäjälläkin pitää olla henkilökohtaiset Pro-käyttöoikeutensa.

Pro-lisenssin tarjoama kapasiteetti on muiden portaalin käyttäjien kanssa jaettua, joten käyttöhuippujen aikana raporttien toiminta voi hidastua. Pro-käyttöoikeuksien rinnalle voi ostaa Premium-kapasiteettia. Premium (PPC) tarkoittaa organisaation yksityiskäyttöön jyvitettyä kapasiteettia sekä sellaisia toimintoja, joiden voi katsoa olevan riippuvaisia tästä kapasiteetista. Premium-kapasiteetti voi oikeuttaa esikatselussa oleviin toiminnallisuuksiin, kunnes ne saavuttavat yleisen saatavuuden.

Yleisesti käytettyjä näistä toiminnallisuuksista ovat PBI-raporttipalvelin, joka mahdollistaa portaalin ulkoisen raportoinnin esimerkiksi sähköpostin välityksellä sekä sivutetut raportit. Se mahdollistaa myös tekoälypohjaisen analyysin ja tarjoaa portaaliin lisenssejä ilmaisilla liitännäiskäyttöoikeuksilla. Nämä oikeuttavat raporttien käyttöön lukuoikeuksin; raporttikehitys vaatii aina Pro-lisenssin.

On hyvä pitää mielessä, että pelkällä Premium-lisenssillä ei tule toimeen, sillä ylläpitäjän rooli voidaan osoittaa vain Pro-käyttäjälle. Premium-kapasiteetin hinnoittelu alkaa 4 200 €:sta kuukausittain, mikä viestittää hyvin tehokkaasti sen olevan suunnattu lähinnä isompien organisaatioiden käyttötarkoituksiin.

Käyttäjäkohtainen Premium (PPU) -kapasiteetti lanseerattiin loppuvuodesta 2020, joten tätä kirjoittaessa se on vielä melko tuore lisä palveluihin ja saattaa muuttua. PPU:n ja PPC:n erojen osalta tulisi muistaa, että PPU on yksittäiselle käyttäjälle osoitettua henkilökohtaista kapasiteettia ja PPC organisaation vastaavaa. PPU mahdollistaa yksittäiselle käyttäjälle Premiumin toiminnallisuuksia, kuten tekoälyanalyysin ja sivutetut raportit, mutta se ei tarjoa organisatorisia ominaisuuksia, kuten raporttipalvelinta. PPU:ssa Microsoft hallinnoi kapasiteettia käyttäjän puolesta pienentäen näin ylläpidollista taakkaa, PPC:ssa näin ei tapahdu.

Tähän asti olemme tarkastelleet PBI-tuotevalikoimaa ”ohjelmisto palveluna” -tyyppisenä ratkaisuna. Power BI Embedded (PBIE) on sovelluskehittäjille tarkoitettu palvelu, jossa laskutus perustuu käytettyyn PBI- tai Azure-kapasiteettiin. PBI:lla luotu raportti upotetaan tällöin sovelluskehittäjän luomaan palveluun. Loppukäyttäjä käyttää sovelluskehittäjän palvelua, jonka saumaton osa raportti on. Tällöin pohjalla oleva PBI jää loppukäyttäjälle näkymättömäksi, mikä mahdollistaa palvelun brändäämisen omakseen. Myös PBIE vaatii kehittäjäosapuolelle Pro-käyttöoikeuden.

Mistä Power BI koostuu?

Power BI koostuu kahdesta komponentista: PBI Desktop -raporttien kehittämisohjelmasta sekä PBI-portaalista, joka on pilvialusta raporttien käyttämiselle. PBI Desktop ladataan koneelle, jolla raporttien kehitys tapahtuu. Kun raportti on käyttövalmis, se ladataan portaaliin. PBI-portaali on pilvipalvelu, joten raporttien käyttöön siellä vaaditaan PBI Desktop -ohjelmaa. Raporttien kehitystyö tapahtuu siis yksinomaan PBI Desktopilla, kun taas raporttien luku tapahtuu nimenomaisesti portaalissa.

Power BI -portaali

Mistä palveluun oikeastaan löytää? Vaikka raporttikehittäjät varmasti osaavat portaalin osoitteen app.powerbi.com ulkoa, ei toimivaa käyttökokemusta voi rakentaa sen varaan. Power BI löytyykin kaikkialta, missä on Microsoft 365 -vohvelivalikko. Tämä valikko löytyy O365-palveluiden portaaleista, esimerkiksi SharePointissa ylläpidetyn intranetin sivuilta. Löydyttävyydeltään PBI on askeleen muita edellä. Tämä on yksi Microsoftin palveluiden synergiaeduista.

Portaalin visuaalinen ilme

Portaaliin kirjautuessa avautuu selausnäkymä. Näkymän vasemmassa reunassa on kuvanmukainen siirtymisruutu. Sitä käytetään portaalissa navigointiin. Suoraan siirtymisruudusta voidaan valita, halutaanko siirtyä sovellukseen vai työtiloihin. Työtilat-valikon alla näkyvä Oma työtila kertoo, mikä työtila on tarkasteluhetkellä valittuna. Portaalin avautuessa on lähtökohtaisesti valittuna oma työtila.

 

Kun valittuna on työtila, näkyvät keskellä sen sisältämät elementit, kuten raportit, työkirjat, koontinäytöt ja tietojoukot. Kuvassa sinisellä pohjalla näkyvä elementti on raportti ja sen alla näkyy punaisella pohjalla raportin tietojoukko. Ylempänä näkyy työtilan nimi “Power BI -kehitys”. Oikealla ylhäällä näkyvästä napista voidaan jakaa sovellus, tai päivittää jo julkaistu sovellus näyttämään raportteihin toteutetut muutokset.

Kun raportti on valittuna, näkyy keskellä raportin sisältö. Vasemmalla on sivuvalikko, josta voi siirtyä raportin sivulta toiselle.

Työtila

Portaali jakaantuu erillisiin työtiloihin. Tämä ilmenee jo ladatessa raporttia portaaliin, jolloin tulee valita työtila, johon se tallennetaan. Työtila on tapa säilyttää ja eritellä portaalin elementit. Yhdessä työtilassa voi olla useita raportteja, tietovoita ja koontinäyttöjä – mutta vain yksi sovellus. Kaikkia näitä työtilan osasia tarkastellaan tarkemmin omissa kappaleissaan.

Työtilat on hyvä suunnitella asiakokonaisuuksiksi: yhteen työtilaan tulevat yhden käyttäjäryhmän ja siten yhden käyttöaiheen raportit. Yhteen työtilaan voi koota esimerkiksi talousraportoinnin ja toiseen henkilöstöraportit, mikä takaa myös helpon navigoinnin ja tiedon löydettävyyden portaalissa.

Kaikki portaalin elementit ovat työtilasidonnaisia. Työtilaa voi ajatella eriytettynä ympäristönä, ns. hiekkalaatikkona. Työtila on se taso, jolla käyttäjät, tietojoukot ja tietovuot eritellään. Myös Premium-kapasiteetin sisältämät lisäpalvelut mahdollistetaan työtilojen tasolla, sillä esimerkiksi sivutetut raportit mahdollistetaan tietyssä työtilassa.

Tietosuojaa on hyvä ylläpitää erottamalla tietolähteet ja käyttäjäryhmät toisistaan. Esimerkiksi talous- ja henkilöstöasioita hoitavat eri henkilöt ja niihin liittyvät tiedot tulevat eri tietojärjestelmistä, joten omien työtilojen luonti on oikea tapa pitää nämä kaksi osa-aluetta erillään.

Tietosuojaa ylläpitävät myös roolit, joihin kaikki työtiloihin päästettävät henkilöt asetetaan. Rooleilla kontrolloidaan, ketkä voivat jakaa tai poistaa oikeuksia työtilaan, jakaa sisältöjä eteenpäin tai ylipäätään muokata raporttien sisältöä. Rajatuimmilla oikeuksilla voi vain lukea raportteja.

Tietoturvallisena ratkaisuna neuvotaan asettamaan kukin käyttäjä rajatuimmat tarvittavat oikeudet tarjoavaan rooliin. Näin yksikään käyttäjä ei voi vahingossa tehdä toimenpiteitä, jotka eivät hänelle kuulu. Suosittelen itse työtilapääsyä vain raporttikehittäjille ja ylläpitoon osallistuville.

Loppukäyttäjiä eli henkilöitä, joita kiinnostaa vain data, voidaan huomioida ja palvella paremmin jakamalla heille koko työtilan sijaan vain itse sovelluksen. Tämä mahdollistaa kyseiselle käyttäjäryhmälle enemmän visuaalisia mukautusvaihtoehtoja, ja työtilan jättämisen näkymättömäksi ylläpidon tilaksi. Loppukäyttäjillä viittaan niihin, joilla ei ole ylläpidollista vastuuta käytettävästä teknologiasta – siis henkilöihin, joille palvelu on suunnattu. Onnistuneen portaalikokemuksen voikin tiivistetysti todeta toteutettavan niin, että kaikki loppukäyttäjän haluama tieto on tarjolla juuri sovelluksina.

Raportti ja eri toiminnallisuudet

Kun raportti on valmistunut kehityskoneella, se ladataan portaaliin käyttöä varten. Raporttitiedoston lataaminen portaaliin luo kehityskoneen alkuperäistiedostosta poiketen aina kaksi erillistä entiteettiä, sillä portaalissa raportin tietojoukko on eroteltu visualisointikerroksesta.

Tässä on etuna se, että yhden työtilan tietojoukko voidaan jakaa useamman työtilan käyttöön. Tällöin muihin työtiloihin tehdään vain omat visualisointikerrokset eli loppukäyttäjän näkemät raportit. Näin päivitysajojen ja ylläpidon kuorma saadaan pidettyä kevyenä.

Yhdellä raportilla voi olla monta sivua. Sivuvalikko on raportin vasemmassa reunassa. Esimerkkikuvassa on valittuna sivu Ostajalle, jonka alla on valittavissa tässä tapauksessa Myyjälle, Vuokraajalle, Sijoittajalle ja Kartta.

Yksi raportti voi käyttää useaa eri tietolähdettä. Esimerkiksi ostaja- ja myyjätiedot voivat tulla sisäisestä tietokannasta, kun taas sijoittajatiedot voidaan noutaa internetistä reaaliaikaisina markkinahintoina.

Raportit sisältävät lukuisia toiminnallisuuksia, joista loppukäyttäjän on hyvä olla tietoinen. Näin niitä voi käyttää tehokkaasti ja mahdollisesti tilata tiettyjä toiminnallisuuksia kehittäjältä. Seuraavaksi esittelen raporttien toiminnallisuuksista useimmin hyödynnettyjä.

Porautuminen

Porautuminen tarkoittaa tiedon rakeisuuden vaihtamista eli esimerkiksi kuukausitason vaihtamista päivätasoon. Yksittäisen rivin tasolla voidaan porautua painamalla plusmerkistä, jolloin saadaan vaihdettua tiedon yksiköksi kuvan esimerkissä eri huoneiden mitta-arvot tiettynä päivänä. Klikkaamalla merkkiä uudelleen voi palata takaisin yleiselle päivätasolle.

Power BI tarjoaa porautumista helpottavat kuvakkeet. Nämä ilmestyvät monen eri visualisointityypin kohdalle siirtäessä kursorin visualisointien päälle. Dataan pureutumisen helpottamiseksi on hyvä tutustua porautumiskuvakkeiden käyttömahdollisuuksiin. Mikäli haluaa kerralla porautua useamman rivin sisään, tapahtuu se käyttämällä näitä nuolivalintoja.

Ensimmäinen ylös osoittava nuoli sulkee yhden rivin porauksen, minkä avulla palataan yhden rivin osalta lähtötilanteeseen. Tätä voidaan kutsua myös ylösporautumiseksi. Ylösporautuminen tarkoittaa tiedon rakeisuuden kasvattamista eli esimerkiksi päivätasosta kuukausitasoon palaamista. Aiemmin esitellyn esimerkkikuvan tapauksessa ylösporautuminen kuitenkin tarkoittaa yleiseen päivätasoon palaamista mainitulla tavalla.

Porautumisen jälkeen:                                                     Ylösporautumisen jälkeen:                        

                                       


Klikatessa kuvakkeista seuraavaa, yksittäistä alas osoittavaa nuolta, jää se aktivoiduksi valinnaksi. Tällöin nuolen ympärille ilmestyy tummanharmaa korosteympyrä. Kun valinta on aktiivinen ja klikkaa edelleen jotakin visualisoinnin elementtiä, esimerkiksi päivää, porautuu ohjelma automaattisesti yhden tason alemmas. Kun samaa kuvaketta klikkaa uudelleen, katoaa harmaa koroste nuolen ympäriltä eikä valinta ole enää aktiivinen.

Kolmannella kuvakesymbolilla, kahdella alas osoittavalla nuolella, voi porautua valittuna olevien tietopisteiden osalta yhden tason alemmas.

 

 

Viimeinen vaihtoehto on alaspäin haarautuva nuoli. Siitä painamalla poraudutaan jokaisessa tietopisteessä alas yhden tason verran. Esimerkkitapauksessamme saadaan näin jokaisen päivän jokainen huonetieto allekkain näkyviin. Kun kaikilla tasoilla on porauduttu alaspäin, voi ylöspäin osoittavalla nuolikuvakkeella vastaavasti taas ylösporautua yhden tason verran kaikkien tietopisteiden osalta.

PBI-portaali sisältää muitakin porautumistoiminnallisuuksia, kuten raportilta toiselle porautumisen. Tämä mahdollistaa eri tiedon rakeisuuksien erottelun omiksi raporteikseen. Esimerkiksi kuukausitason tiedot voivat olla yhdellä raportilla ja toisella yksittäiset transaktiot, millä saataisiin mahdollistettua näkymä myös suoraan tietokannan rivitasoon.

Osittajat

PBI-raportit ovat hyvin vuorovaikutuksellisia. On tärkeää tuntea eri toiminnot, jotta raporteista saa maksimaalisen hyödyn irti. Tiedon suodattaminen on yksi tapa saada selkeyttä visualisointeihin datan esittämisen tiiviydestä tinkimättä.

Otetaan tarkoituksellisen liioiteltuna esimerkkinä seuraava viivakuvaaja, jossa
asuntojen keskineliöhintojen kehitystä Helsingin kaupunginosissa kuvataan aikajanalla. Kuvaajan ongelmaksi muodostuu selvästi se, että siitä tulee väistämättä vaikeatulkintainen värisekamelska pääkaupunkimme kaupunginosien suuren lukumäärän vuoksi.

Lisäämällä sivulle suodattimen, joka mahdollistaa datan rajauksen kaupunginosittain, postinumeroittain tai kaavoitusalueittain, saadaan nyt hyvin tiiviisti esitetystä datasta esiin merkityksellisiä kokonaisuuksia.

Suosimalla suodattimia voidaan kokonaisdata esittää tiiviissä muodossa, josta loppukäyttäjä valitsee itselleen merkitykselliset kategoriat ja tietopisteet. Erilaisilla suodattimilla voi myös helpottaa tiedon omaksumista tarkastelemalla dataa osissa ja nostamalla valittuja kategorioita rinnakkain. Suodattimet mahdollistavatkin loppukäyttäjälle keinoja löytää datasta kiinnostavia asiantiloja.

Kirjanmerkit

Kirjanmerkit ovat yksi tehokkaimmista toiminnallisuuksista PBI-portaalissa. Ne ovat potentiaalisilta hyödyntämismahdollisuuksiltaan niin kattavia, että niistä on hankalaa kirjoittaa kattavaa esittelyä. On vaikeaa pelkistää kirjanmerkkejä yhteen käyttötapaan.

Kirjanmerkki on raportille tallennettu näkymä. Yhdistämällä kirjanmerkki painikkeeseen voidaan käyttäjälle mahdollistaa näkymän vaihtaminen toiseen. Kirjanmerkki tallentaa paitsi raportin sivun ja suodattimien asetukset, myös näkyvät visualisoinnit. Käyttäjälle voidaankin siis kirjanmerkkejä hyödyntämällä mukauttaa henkilökohtainen näkymä, jonka hän voi palauttaa nappia painamalla. Yksi tapa käyttää tätä toimintoa olisi myös tallentaa yhdelle sivulle vaihtoehtoisia näkymiä eri käyttäjäryhmille. Käytän nyt asuntodataa esimerkkinä kirjanmerkkien käyttömahdollisuuksien havainnollistamisessa.

Kuvassa ylhäällä näkyvät harmaat neliöt ovat painikkeina toimivia kirjanmerkkejä, joihin on kirjoitettu kunkin suunnitellun käyttäjäryhmän kuvaus. Esimerkiksi asuntosijoittajia kiinnostaa asuntojen hintakehityksen lisäksi väestön ikäjakauma. Tälle osoitetulla kirjanmerkillä voikin palauttaa sivulle ikäryhmäjakauman ja neliöhinnan muutokset.

Rinnakkaisia käyttäjäryhmiä tällä raportilla olisivat esimerkiksi asunnon ostajat, myyjät ja vuokraajat. Heille voi valmistaa omat näkymänsä, jotka sisältävät tärkeimpiä tietoja heidän erityistarpeensa huomioiden.

Kirjanmerkeillä voi navigoida käyttäjäryhmille osoitettujen sivujen välillä tai vaihtaa samalla sivulla näkyvät visualisoinnit. Kirjanmerkit ovat siis ikään kuin tienviittoja raportin lukijoille. Kun edellisessä kappaleessa esitellyt suodattimet muuttavat visualisoinnin sisäisten elementtien näkyvyyttä, voi kirjanmerkeillä säädellä sekä suodattimia että kokonaisten elementtien näkyvyyttä.

Kirjanmerkkien mahdollistamien toimintojen rajana on vain oma mielikuvitus ja – tämä ystävällisenä varoituksena – ylläpidollinen sekä raportin suorituskykyyn kohdistuva taakka. Jos kirjanmerkkejä on useita, tulee ylläpidosta todella työlästä ja raportin toiminta hidastuu hyvin jyrkästi.

Loppukäyttäjänä on hyvä muistaa, että raportin ei ole pelkästään tarkoitus esittää ennalta valittuja seikkoja ja näkemystä, vaan tehdä dataan tutustumisen mahdolliseksi. Parhaiten tässä voi onnistua tekemällä raportista vuorovaikutteisen.

Toimintojen periaatetasoinen tuntemus auttaa tilaamaan raportille haluttuja toiminnallisuuksia sekä käyttämään toteutettuja toimintoja tuloksellisesti. Usein vasta menestyksekkäästi luodun raportin mahdollistama vuorovaikutus datan kanssa avaa silmät uusille ja ennalta tunnistamattomille ilmiöille.

Palatkaamme yllä olevaan esimerkkiin, jossa suodattimella on rajattu kaupunginosista vain kaksi eli Katajanokka ja Kruununhaka. Voimme havaita, että Katajanokan hintataso on paitsi volatiilimpi kuin Kruununhaan, myös jyrkemmässä nousukulmassa. Tällaista tietoa voisi käyttää asuntosijoittamisessa: odottamalla seuraavaa dippiä Katajanokan hinnoissa voi kotouttaa markkinoilta oivan sijoitusasunnon. Oli sitten asuntosijoittaja tai ei, voi kuitenkin olla yhtä mieltä siitä, ettei tämä tieto olisi löydettävissä ilman raportin toiminnallisuuksien hyödyntämistä. Hyvän raportin voikin siis tiivistetysti todeta toimivan kuin sovellus ja mahdollistavan vuorovaikutuksen.

Tietosuojaa sähköpostiosoitteella

Toinen synergiaetu Microsoftin palvelujen välillä on PBI:n tietosuoja. Suurin osa organisaatioista käyttää Microsoftin käyttäjätietokantaa (AD). Loppukäyttäjille tämä tietokanta on näkymätön – tai pikemminkin täysin läpinäkyvä – koska se on käytössä kaikkialla.

Tässä artikkelissa tyydyn mainitsemaan, että organisaatioiden työntekijöiden sähköpostiosoitteet löytyvät edellä mainitusta tietokannasta. PBI-portaalissa loppukäyttäjät autentikoidaan juuri sähköpostiosoitteen perusteella, vähemmän tuttavallisesti User Principal Namella (UPN), joilla he palveluun kirjautuvat.

PBI Desktop ei salli raporttia ladattavan kehityskoneelta portaaliin ennen kuin ohjelmaan on kirjauduttu sähköpostiosoitteella. Kirjautumistiedoista portaali tarkistaa, mihin organisaatioon käyttäjä kuuluu. Kun kirjautuu Power BI -portaaliin esimerkiksi Aureoliksen sähköpostilla, voi raportteja ladata Aureoliksen portaaliin, ja asiakkaan tunnuksilla kirjautumalla voi raportteja ladata puolestaan asiakkaan portaaliin. Raportti latautuu siis siihen ympäristöön, johon tietylle sähköpostiosoitteelle on myönnetty pääsyoikeus.

Sama kaikkialla toimiva mutta näkymätön tietoturva koskee loppukäyttäjiä. Loppukäyttäjän näkemä data autentikoidaan hänen sähköpostiosoitteellaan. PBI määrittää lukuoikeuden datan jokaiseen riviin, ja käyttäjä näkee vain ne rivit, joihin hänellä on lukuoikeus. Tätä kutsutaan rivitason suojaukseksi (Row-Level Security), jossa lukuoikeus tarkistetaan aina pienimmän mahdollisen tiedon yksikön eli rivin osalta.

Otetaan esimerkkinä työtuntien raportointi. Työntekijänä minulle voidaan antaa oikeus nähdä omat työtuntini. Projektipäällikölläni on taas oikeus nähdä omien tietojensa lisäksi kaikkien hänen projektinsa parissa työskentelevien henkilöiden tunnit. Esihenkilölläni taas on oikeus nähdä kaikkien hänen alaistensa tunnit, ja lopulta HR-päälliköllä on oikeus tarkastella kaikkien tunteja. Rivejä, joihin käyttäjällä ei ole oikeutta, ei tule näkyviin raportille.

Olen käyttänyt esimerkkinä organisaation sisäistä autentikointia, mutta portaali tukee myös autentikointia yli organisaatiorajojen. Vierailijoille ei välttämättä tarvitsekaan tehdä edes vierailijatunnusta, sillä käyttäjä voidaan tunnistaa myös ulkoisen organisaation sähköpostiosoitteella.

Tietojoukko

Alustuksena kerrottakoon, että PBI sisältää neljä erilaista tallennustilaa: tuonti-, DirectQuery-, LiveConnect- ja Push-tilat. Käsittelen kuitenkin näistä vain tuontimallia, jossa raportin käyttämä data kokonaisuudessaan ladataan raportille. Kuten mainittu, raportille ladattua dataa kutsutaan sen tietojoukoksi.

PBI-raportti sisältää oman tietomallinsa. Tässä on iso ero SQL-kyselyihin, joissa juuri kyselyihin kirjoitetaan, miten taulut liitetään toisiinsa. PBI-raportilla taulujen väliset suhteet on etukäteen määritelty relaatioiksi eikä kaavoihin enää määritellä taulujen yhteyksiä. Tämä keventää raportoivan tahon taakkaa. Kun raportti julkaistaan kehityskoneelta portaaliin, tallentuu tietojoukko omaksi elementikseen esitellyllä tavalla.

Kehityskoneella raportin tietojoukko päivittyy ainoastaan manuaalisesti, mutta portaalissa voidaan tietojoukolle määritellä automaattinen päivittyminen. Pro-lisenssi oikeuttaa kahdeksaan automatisoituun päivitykseen päivässä, kun taas Premium-vastaava 48:aan. Premium-kapasiteetin lisenssillä voikin raporttia siis päivittää vuorokauden aikana aina puolen tunnin välein. Tämän lisäksi voi tietojoukkoja toki tarpeen mukaan päivittää manuaalisestikin.

Paikallinen yhdyskäytävä on palvelimena käytettävälle koneelle asennettava ohjelma, jota pitkin tietojoukot hakevat datansa. Yhdyskäytävä määritellään organisaatiotasolla, joten se on raportoijille jo valmiiksi olemassa. Kerran määriteltyä yhdyskäytävää voidaan käyttää kaikkien samasta lähteestä kyselevien raporttien kohdalla. Pilvipohjaisiin tietolähteisiin PBI ei vaadi yhdyskäytävää, mutta muihin vastaaviin se vaaditaan.

Koontinäyttö

Koontinäyttö eli dashboard on työtilakohtainen kangas, piirtoalue, jolle voi yhdistellä kuvaajia ja elementtejä saman työtilan eri raporteilta. Koontinäytön idea on esittää yhdessä paikassa ja yhdellä vilkaisulla kaikki työtilan tärkeimmät tiedot.

Koontinäyttöjä, kuten raporttejakin, voi olla useita samassa työtilassa, ja koontinäyttö voidaan julkaista samalla tavalla sovelluksen osana. Raporteista poiketen ei koontinäytöllä voi olla useampia sivuja tai välilehtiä. Sen sijaan koontinäyttö on yksi loputtomasti skaalautuva sivu, jolle voi vapaasti sommitella elementtejä kaikilta saman työtilan raporteilta. Näiden elementtien kokoa ja järjestystä voi koontinäytöllä vapaasti muuttaa riippumatta siitä, miten ne on alkuperäisillä raporteilla esitetty. Koontinäytöt ovat myös nimettävissä kuvaamaan parhaiten käyttötarkoitustaan.

Sovellus

Power BI -sovellus ei ole ohjelma, vaan tapa paketoida portaalissa tietoa loppukäyttäjäystävälliseksi kokonaisuudeksi. Sovellus on viimeinen ja paras tapa mukauttaa raportointi tietylle käyttäjäryhmälle. Se on siis paitsi kokonaisuus työtilan raportteja, myös itsessään mukautettavissa loppukäyttäjän tarpeisiin.

Sovellus julkaistaan työtilasta, mutta sovellukseen pääsy ei vaadi pääsyä itse työtilaan. Se on siis työtilakohtainen, muttei työtilan sisäinen. Sovellus on tarkoitettu julkisimmaksi tiedonvälityksen tavaksi. Se mahdollistaa kuitenkin myös työtilapääsyn rajaamisen teknisille rooleille, jotka osallistuvat raportoinnin ylläpitoon. Loppukäyttäjille voidaankin jakaa suoraan itse sovellus, jolloin heidän ei tarvitse navigoida ensin työtilaan päästäkseen käsiksi varsinaiseen raportointiin.

Sovellus on tarkoitettu pääasialliseksi välineeksi tiedon välittämiselle, jolle PBI-portaali toimii vain yhtenä mahdollisena alustana. Sovellus voidaankin upottaa monille eri alustoille, joista käy esimerkiksi SharePoint. Sovelluksen tuominen käytettäväksi SharePointissa onnistuukin natiivituen ansiosta vain portaalin luomalla upotuskoodilla.

Ajatellaan, että esimerkiksi edustamamme yhtiön intranet on SharePointissa ja haluaisimme intran etusivulle liittää puhelinluettelon työntekijöistä. Haluamme puhelinluetteloon tietysti hakuominaisuuksia, eli mahdollisuuden hakea työntekijöitä vaikkapa nimen, nimikkeen tai toimipisteen perusteella. Haluamme myös lisätä puhelinluetteloon kuvat työntekijöistä. PBI-raportti tukee kaikkia näitä ominaisuuksia, joten voimme upottaa sen sovelluksena SharePointiin. Tätä vaivattomammaksi on vaikeaa päästä.

Sovelluksen luominen ja ominaisuudet

Sovellus julkaistaan aina työtilasta, ja yhdellä työtilalla voi olla vain yksi sovellus. Tällä arkkitehtuurilla pyritään eristämään eri datat eri työtiloihin.

Sovelluksen luonnissa on kolme välilehteä, joilla ominaisuudet valitaan. Käyn nyt tärkeimmät ominaisuudet ylätasolla läpi pyrkien muodostamaan näin yleisluontoisen käsityksen siitä, mitä sovellukselta voi odottaa.

Ensin Asennus-sivulla annetaan sovellukselle nimi. Nimi voi olla esimerkiksi sama kuin sen työtilan nimi, josta sovellus julkaistaan. Sovellukselle voi syöttää kuvauksen, joka auttaa käyttäjiä tunnistamaan, mitä tietoja sovellus sisältää ja kenelle se on suunnattu. Sovellukselle voi myös lisätä tukisivuston, joka toimii viestintävälineenä käyttäjien ja ylläpitäjien välillä. Toinen tarjolla oleva vaihtoehto on nimetä yhdyshenkilö tai -henkilöitä. Näin käyttäjät tietävät, kenen puoleen kääntyä kysymystensä kanssa.

Sovellukselle voi ladata vapaavalintaisen kuvan logoksi, mikä on suositeltava käytäntö, sillä kuvat erottuvat valikoista nopeammin kuin teksti. Kuva voi olla esimerkiksi organisaation symboli tai muu jaettavan kohderyhmän ominaisuus. Lisäksi sovellukselle valitaan teemaväri, joka näkyy sovelluksen kehyksissä. Teemavärin on hyvä noudattaa kohderyhmän teemaa, ja raporttien elementit voi asettaa mukailemaan tätä värivalintaa.

Sovelluksen visualisointia voi suunnitella myös pilke silmäkulmassa – suosin tiettyä aksolotliteemaa sovelluksen tunnistekuvana aina kun mahdollista. On helppo vinkata käyttäjät etsimään työtila tämänkaltaisen unohtumattoman ja tavanomaisesta poikkeavan kuvan perusteella.

Seuraavaksi Siirtyminen-sivulla määritetään sovelluksen rakenne. Sovellukseen tuotavat raportit voidaan nyt järjestää uudelleen ja nimetä. Tämän lisäksi sovellukseen voi lisätä nimettyjä osia, joiden alle raportteja voidaan sijoittaa. Osa muistuttaa visuaalisesti tiputusvalikkoa, jota klikkaamalla tulee näkyviin sen alla olevat raportit. Raportteja voidaan myös piilottaa käyttäjiltä. Tällöin raporttia ei poisteta sovelluksesta, vaan se on käyttäjille näkymätön.

Tällä sivulla voidaan määrittää lisäksi sovelluksen siirtymäruudun leveys. Koska valikon leveys on pois sisällölle jäävästä tilasta, on pienin sopiva leveys suositeltava. Kuitenkin todella pitkien raporttinimien kohdalla on luonnollisesti hyvä leventää siirtymäruutua, jotta loppukäyttäjät näkevät nimet kokonaisina.

Viimeisellä Käyttöoikeus-sivulla määritetään käyttöoikeudet raportille. Sovellus voidaan jakaa joko koko organisaatiolle tai yksittäisille henkilöille. Yksittäisille henkilöille jaettaessa voidaan sovellus työntää heille, jolloin se tulee käyttäjilleen ilman lisätoimenpiteitä. Muutoin se pitää hakea itse portaalin Sovellukset-osasta painamalla Hanki sovelluksia -nappia. Jakaminen on mahdollista yksityishenkilöiden lisäksi useimmille ryhmille, kuten AD- ja O365-ryhmille.

Tällä sivulla määritetään, saako loppukäyttäjä käyttää sovelluksen tietomallia rakentaakseen omia visualisointeja sekä saavatko käyttäjät tehdä sovelluksesta kopioita tai jakaa sovelluksen ja sen sisältämän tietomallin eteenpäin. Nämä seikat määritellään luonnollisesti tapauskohtaisesti. On hyvä pitää mielessä, että näistä jokaisen mahdollistaminen heikentää tietoturvaa, mutta luo toisaalta loppukäyttäjälle enemmän vaihtoehtoja tutustua dataan.

Jokaisen sovelluksen kohdalla olisi hyvä pohtia, voiko tietomallin käyttöoikeus kumota käyttäjälle aiotut lukuoikeudet. Datan aggregoidulla tasolla käytettäväksi suunniteltuun sovellukseen myönnetyt muodostusoikeudet voivat mahdollistaa rivitason tietoihin porautumisen. Tällöin loppukäyttäjä voi kyetä yksilöimään datasta elementtejä, vaikka hänellä ei olisikaan haluttu olevan siihen mahdollisuutta. Otetaan esimerkiksi sovellus, jossa jaetaan myyntitiimin yhteistilasto. Jos tiimiläiset saavat oikeuden muodostaa uusia sisältöjä tietojoukosta, he voivat poimia jokaisen yksittäisen tiimiläisen omat myyntitilastot. Tällöin tietosuoja ei luonnollisestikaan toteudu yksilötietojen osalta, eikä yhdenkään tiimin välejä varmasti paranna toisten tietoja penkovat kollegat.

Yksi tapa jakaa sovellus on laittaa linkki siihen pikaviestimessä tai sähköpostissa. Tältä sivulta saa myös suorat linkit sovellukseen tai mihin tahansa raporttiin sovelluksen sisällä. Näppärä tapa ilmoittaa sovelluksen julkaisusta kohdeyleisölle on kirjoittaa sähköpostisaate ja liittää mukaan suora linkki sisältöihin.

Power BI -sovellus sisältää enemmän loppukäyttäjää varten tarkoitettuja mukautusmahdollisuuksia kuin muut portaalin osat. Värimaailma, sovelluksen ikoni sekä sovelluksen raporttikattauksen nimet ja järjestys voidaan kaikki määritellä loppukäyttäjää varten. Sovellus sallii siis loppukäyttäjälle laajat mahdollisuudet sen valitsemiseen, miten datan voi tehokkaimmin esittää.

Värien ja kuvien voimaa ei tule aliarvioida sovelluksen yksilöimisessä ja tunnistamisessa. Jos tekisin esimerkiksi kauppaketjulle raportointia, niin miksen käyttäisi vaikkapa oranssia sovelluksen teemavärinä ja sovelluksen logona isoa K-kirjainta tai vihreää teemaväriä ison S-kirjaimen kanssa kohdeasiakkaasta riippuen? Tällaiset elementit räätälöivät sovelluksen käyttäjäryhmälleen ja auttavat tunnistamaan oikean sovelluksen pelkällä silmäyksellä.

Sovellus on koherentimpi kokonaisuus kuin pelkkä pääsyoikeus työtilaan, jossa raportit ovat erillään. Tämä on yksi syy lisää suosia sovellusta tiedon välitystapana työtilapääsyn sijaan. Koska jokaisesta työtilasta on mahdollista jakaa sovellus, on jokainen työtila myös korvattavissa sovelluksella.

Portaali on vain käyttöalusta PBI-raportoinnille. Jos PBI-portaali ei ole käytännöllisin tapa käyttää raporttia, voi sovelluksen jakaa useisiin muihin alustoihin, kuten SharePointiin. On hyvä miettiä oman työnsä järjestämistä ja sitä, mikä olisi paras alusta raportin käyttämiseen.

Sovellus voidaan jakaa käyttäjille, joilla ei ole pääsyä itse työtilaan. Työtilaa voikin pitää ikään kuin kulissien takaisena tilana, johon vain raporttikehittäjillä on pääsyoikeus. Sovellus on helpommin saatavilla kuin työtilaraportointi.

Raportointivälineiden mainostaminen informaation “demokratisoinnilla” ei ole uusi keksintö, mutta harva väline tarjoaa loppukäyttäjille yhtä sujuvat mahdollisuudet raportoijan kanssa viestimiseen kuin Power BI. Yksinkertaisimmillaan jaettuun sovellukseen voi upottaa (ilmaisen) Forms-kyselyn, jossa on loppukäyttäjille tekstikenttä vapaamuotoisen palautteen kirjoittamiseksi. Näin he voivat ilmoittaa esimerkiksi toimintakatkoksista tai pyytää muutoksia raporttiin.

Mobiilikäyttö

PBI-raporttien mobiilikäyttö mahdollistuu Power BI -mobiilisovelluksen lataamisella.

Mobiiliraportoinnin tarve korostuu, kun seurataan jatkuvasti päivittyviä arvoja. Mobiiliraportoinnilla uusimmat luvut voi tuoda viiveettä mukanaan eri kokouksiin ja tapaamisiin pitkin työpäivää.

Reaaliaikaisten lukujen saatavuus ilman työkoneen avaamista tekee raportoinnin käyttämisestä vaivatonta. Tämä osaltaan tukee käyttäjien sitoutumista raportointiin.

Mobiiliraportit luodaan PBI Desktopilla kuten muutkin raportit. Kun raportti on saatu valmiiksi, voidaan siitä luoda myös mobiiliversio. Painamalla mobiiliasettelu-nappia Näytä-valikosta tulee esiin mobiiliasettelupohja.

Mobiiliasettelupohja mallintaa puhelimen näyttöä, jonka pohjalle on visualisointien koon hahmottamisen helpottamiseksi asetettu ruudukko. Vasemmalla on Visualisoinnit-ruutu, josta on valittavissa kaikki raportilla käytetyt visualisoinnit. Niitä voi asettelupohjalla vapaasti sijoitella ja niiden kokoa säätää.

 

Lopuksi

Vaikka Power BI:n esittely on helppoa, on sen käyttömahdollisuuksien kattava avaaminen lähes mahdotonta. Tätä ei helpota se, että PBI Desktop -ohjelma päivittyy kuukausittain sisältämään uusia, työskentelyä helpottavia ominaisuuksia. Myös PBI:n käyttämät kielet M ja DAX päivittyvät edelleen, joskin Desktopia hitaammin.

Power BI -portaalin esittelyn vaikeus juontaa puolestaan juurensa sen olemukseen: portaalin on tarkoitus toimia alustana raporttien yhteiskehitykselle ja käytölle. Tähän liittyviä sosiaalisia toimintaperiaatteita on vaikea opettaa tai arvottaa, koska jokainen yhteisö varmasti löytää itselleen niistä toimivimmat. Esittelemiäni yleisiä toiminnallisuuksia ja periaatteita ei tulekaan tulkita yleispätevinä sääntöinä, vaan pikemminkin rakennuspalikoina tai vähintään kysymyksenasetteluina, joita voi hyödyntää omien käytäntöjensä suunnittelussa ja toteuttamisessa.